Les 5 bons côtés du Coronavirus !

Les 5 bons côtés du Coronavirus COVID-19 !

 

« S’il n’y a pas de difficultés, il n’y a pas de progrès. » — Une citation de Frederick Douglass

Tout le monde en parle depuis ces dernières semaines : la pandémie du Coronavirus Covid-19 ! Le confinement est démarré… Cette situation et les informations qui circulent sont plutôt pessimistes et parfois angoissantes.

Chez Datatim, on a décidé de voir le verre à moitié plein 😉 ! Oui, c’est possible !

 

1 – Il n’est pas trop tard pour (bien) mettre en place le télétravail !

 

Nous sommes d’accord, pour certains métiers comme en production ou dans les hôpitaux, cela ne sera pas possible. Néanmoins, pour de nombreux métiers, les technologies actuelles nous permettent de faire de belles choses. Dans cet article, nous n’évoquerons pas le cadre législatif, les spécialistes l’aborderont bien mieux que nous. En revanche nous vous donnons des outils pratiques et utiles ! Nous en avons adopté certains, mais comme nous attachons de l’importance à l’indépendance d’opinion, nous allons en évoquer plusieurs pour une même thématique, présenté par ordre alphabétique :

 

Partage de documents :

 

Le gros avantage de ces solutions est de vous permettre de toujours avoir la dernière version du fichier sans multiplier les échanges de mails. Et en plus, vous pouvez travailler à plusieurs en même temps sur le même fichier ! Que du bonheur en télétravail 😊

• Teams (Microsoft, avec Sharepoint comme support)
• Google Drive
• Points d’attention : lieu de stockage des données, sécurité des données

 

Conversation :

 

Le grand intérêt de ces outils est de réduire considérablement la quantité de mails, avec l’avantage que les conversations sont engagées au sein du « projet » (appelé équipe, canal, groupe…) et donc triées nativement !

• Signal : messagerie cryptée adoptée par Edouard Snowden !
• Slack : l’une des messageries instantanées les plus utilisées. La version gratuite permet déjà de belles choses.
• Teams : en plus du partage de documents, Teams contient une partie « Publications » qui permet d’échanger avec les membres de l’équipe sur un thème donné.
• Telegram : principal concurrent de Signal sur le marché des messageries sécurisées.

 

Outils de visio :

 

• Appear.in : l’un des outils les plus simples d’utilisation. Maximum 8 personnes en même temps.
• GoToMeeting.com : Permet de se réunir jusqu’à 25 personnes.
• Join.me : Jusqu’à 10 utilisateurs pour la version gratuite.
• Teams (Microsoft). Possibilité d’inviter des personnes extérieures à votre société.

 

Gestion des tâches/de projet :

 

• Microsoft To Do : c’est le nouveau nom de Wunderlist
• Planner (Microsoft) : plutôt pour la gestion de projet. Il peut être intégré aux équipes créées dans Teams.
• To do ist
• Trello

 

Gestion des notes de frais :

 

• Expensya : préférez la facturation annuelle, l’économie en vaut la peine !
• Jenji : prendre le « Plan Team » même si vous êtes seul car la valeur probante n’est pas encore disponible dans le « Plan solo ».
• Cleemy (Lucca) : intéressant à partir de 10 utilisateurs. Cet éditeur a également une solution complète autour des RH (bulletin de paie, absences, suivi des temps, gestion du personnel etc.).
• Points d’attention : valeur probante pour passer totalement en dématérialisation réglementaire, format d’export des données pour les intégrer facilement en comptabilité.

 

Vous pouvez également utiliser Klaxoon pour l’animation de réunions. Cet outil rennais (😊) pourra également vous servir en réunion physique lorsque les restrictions seront terminées.

 

2 – Vous pouvez maîtriser la situation et faire les bons choix !

 

Le (« mal nommé ») métier de contrôleur de gestion sert notamment à ça : estimer l’impact de cette « crise » sur votre entreprise. Il permet également de faire des simulations avec différentes hypothèses pour prendre les meilleures décisions. Dans ces cas-là, une analyse bien étudiée en peu de temps (s’appuyant sur un fichier Excel bien conçu !) fera l’affaire et vous permettra de faire évoluer les scénarii en fonction des annonces gouvernementales.

N’oubliez pas de prendre en compte les éléments suivants :

• la perte d’activité pour certaines entreprises / le gain d’activité pour les autres
• les achats de matières premières (effets prix / volume en baisse ou en augmentation selon votre secteur d’activité)
• les variations de vos ressources humaines calées sur la production à anticiper
• le recours à la sous-traitance, au personnel extérieur
• le coût du matériel informatique éventuellement acheté/loué pour l’occasion
• le coût de vos éventuelles actions de communication / marketing / publicité
• les frais de transport
• les frais de déplacements
• l’impact sur la trésorerie et les mécanismes d’aides à mettre en œuvre : fluctuations à anticiper négociations bancaires.

A aujourd’hui, les mesures du gouvernement ne sont pas une annulation mais un report de charges. Vous l’aurez compris, il est nécessaire d’anticiper cela sur la trésorerie.

N’oubliez pas que dans une telle situation, il faut savoir s’entourer des bonnes personnes, des bons experts et avoir un regard extérieur bienveillant.

 

3 – Le temps de (re)penser sa stratégie et de préparer « l’après » crise.

 

Selon Pierre De Coubertin : « Chaque difficulté rencontrée doit être l’occasion d’un nouveau progrès ».

En fonction de votre activité, dans quelques jours, une fois la mise en place passée, vous aurez certainement un peu plus de temps pour réfléchir à votre entreprise. C’est le moment de prendre à bras le corps les projets de fonds qui traînent pour mieux reprendre après. Ceux qui minimiseront leurs pertes seront ceux qui sauront profiter de cette occasion pour en tirer du positif.

 

Ce type d’événement est l’occasion pour le dirigeant de se poser sur la stratégie et le positionnement de son entreprise. Quel est le niveau de dépendance par rapport aux marchés, aux fournisseurs internationaux, aux transporteurs, au secteur médical ou scolaire, etc. ? Ce sera l’occasion aussi  d’identifier les points sensibles faisant peser un risque sur l’activité et bâtir le plan de continuité de l’activité (PCA) dont votre entreprise n’est peut-être pas déjà dotée. Il est important aussi d’identifier les personnes « clés » et de faire en sorte de réduire les risques qu’elles soient indisponibles simultanément.

 

C’est aussi l’occasion de prendre du recul sur son organisation, n’est-ce pas le bon moment pour poser les bases de votre projet de digitalisation pour redémarrer plus vite et plus fort ? Mes flux, mes processus sont-ils optimaux ? Est-ce que j’utilise encore des documents papiers ? Existe-t-il d’autres solutions ? La digitalisation et la dématérialisation sont des projets qui permettent de gagner du temps et de la fiabilité dans les flux d’informations, miroirs des flux physiques. Ces gains permettent de donner des missions à plus forte valeur ajoutée à certains collaborateurs. Le bénéfice est autant pour eux, le métier reprend du sens soulagé des tâches de faible intérêt , que pour votre entreprise.

 

4 – Optimiser la gestion de ses charges.

 

Dans ces moments-là, on voudrait avoir une baguette magique et faire disparaître certaines charges. Sachez que dans votre entreprise, il y a certainement des économies à faire et/ou de l’agilité à gagner en faisant une revue détaillée des coûts. Il n’y a, a priori, pas de mauvaises dépenses, sauf celles qui n’apportent pas de valeur ajoutée !

Le premier exercice consiste à catégoriser vos charges en 2 : charges fixes et charges variables.

La question à se poser : si je n’ai aucune activité, dois-je payer cette charge ?

Si la réponse est oui, alors il s’agit d’une charge fixe (un loyer par exemple).

Si la réponse est non, alors il s’agit d’une charge variable (matières premières par exemple).

En période de tension, les charges fixes peuvent être dures à couvrir.

La seconde question à se poser est : existe-t-il des charges « fixes » que je peux transformer en « variables » ?

Si non, c’est là qu’il peut y avoir des décisions urgentes à prendre. Concernant les charges variables, assurez-vous bien de répercuter à vos clients les augmentations de prix, ou à défaut que vos marges (sur coûts variables) sont suffisantes pour en absorber l’effet négatif.

Faites-le test, vous serez surpris de voir que vous avez plus de marges de manœuvre que vous ne le pensez !

 

5 – La planète nous dit merci pour cette bouffée d’air !

 

Avec ces mesures de confinement et la réduction drastique de notre activité, un autre aspect positif est que nous réduisons considérablement notre empreinte carbone ! Cette situation due au coronavirus COVID-19 est certes temporaire, mais cela reste une bonne chose pour la planète !

 

Aller, on va trouver du positif dans cette aventure ! Et n’oubliez pas, il y a des ressources extérieures, outillées pour vous accompagner à (bonne) distance 😉 !

 

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